หน้าที่ของเลขานุการ
**************
๑. เรียนรู้เกี่ยวกับเทคนิคในการปฏิบัติของสำนักงาน
๒. รับผิดชอบจดหมายและเอกสารต่างๆที่ส่งมายังสำนักงานและส่งออก
๓. รู้วิธีเก็บเอกสารต่างๆ
๔. รู้จักใช้โทรศัพท์และส่งโทรเลข
๕. ต้อนรับผู้ที่มาติดต่องาน
๖. ช่วยตระเตรียมการเดินทางต่างๆได้
๗. รู้วิธีร่างบันทึกเอกสารทางกฎหมายและวิเคราะห์สถิติและกราฟ
๘. หน้าที่เลขานุการในที่ประชุม
๙. การควบคุมดูแลเกี่ยวกับการเงิน
๑๐. จัดหาอุปกรณ์และวัสดุไว้ใช้ในสำนักงาน
๑๑. รู้วิธีใช้หนังสือต่างๆ เป็นคู่มือในการปฏิบัติงาน
๑๒. หน้าที่เกี่ยวกับการเตรียมสุนทรพจน์
๑๓. มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับสภาพของที่ทำงาน
๑๔. ความผิดพลาดในที่ทำงาน
๑๕. การวางแผนงาน
เลขานุการ
เลขานุการทางคณะสงฆ์ เป็นตำแหน่งซึ่งบัญญัติไว้ในกฎมหาเถรสมาคมฉบับที่ ๒๓ และบัญญัติหน้าที่ไว้ว่า "ทำหน้าที่การเลขานุการ" เจ้าคณะชั้นตำบล อำเภอ จังหวัด ภาค หน เป็นตำแหน่งที่มีปริมาณงานมากและขอบเขตกว้างขวาง งานซึ่งเกี่ยวกับการเลขานุการย่อมมีมาก ต้องจัดผู้ทำหน้าที่ไว้โดยตรง ท่านบัญญัติให้เลขานุการมีเฉพาะหน้าที่ มิได้ให้มีอำนาจดังเช่นตำแหน่งอื่น แม้เจ้าคณะจะมอบหมายอำนาจ ก็หามีอำนาจตามที่มอบหมายไม่ จึงแตกต่างจากตำแหน่งรองเจ้าคณะ รองเจ้าอาวาส และผู้ช่วยเจ้าอาวาส ซึ่งตำแหน่งรองเจ้าคณะเป็นต้นนี้ ตามปกติเป็นตำแหน่งไม่มีอำนาจหน้าที่ แต่เมื่อเจ้าคณะหรือเจ้าอาวาสมอบหมายแล้ว ย่อมมีอำนาจหน้าที่อย่างสมบูรณ์ เพราะเป็นตำแหน่งพระสังฆาธิการซึ่งบัญญัติไว้เพื่อใช้อำนาจหน้าที่ช่วยผู้บังคับบัญชาโดยตรง
ส่วนตำแหน่งเลขานุการนั้น มิได้บัญญัติให้เป็นพระสังฆาธิการ บัญญัติให้มีเฉพาะหน้าที่และมีขึ้นโดยมิต้องมอบหมาย ถ้าดูเพียงผิดเผิน จะเข้าใจว่า เลขานุการเป็นตำแหน่งที่ไม่มีความสำคัญ เพราะไม่เป็นพระสังฆาธิการ จะเอาตำแหน่งเป็นฐานพิจารณาความชอบดังเช่นตำแหน่งรองเจ้าคณะ รองเจ้าอาวาสและผู้ช่วยเจ้าอาวาสก็มิได้
แต่ถ้าได้พิจารณาโดยโยนิโสมนสิการแล้ว จะเห็นว่า เลขานุการเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญต่องานคณะสงฆ์เป็นอย่างยิ่ง ถึงมิใช่ตำแหน่งที่เป็นฐานพิจารณาความชอบโดยตรง แต่ก็เป็นตำแหน่งที่เป็นฐานแห่งการสร้างความดีความชอบ เป็นตำแหน่งที่ผู้ใหญ่ดูอย่างมีดุลยพินิจ ตำแหน่งผู้ปกครองสงฆ์ทุกตำแหน่ง เป็นตำแหน่งที่มีการเลขานุการด้วยกันทั้งนั้น ตำแหน่งใดมีเลขานุการ การเลขานุการในตำแหน่งนั้นก็เป็นหน้าที่ของเลขานุการ ตำแหน่งใดไม่มีเลขานุการ ผู้ดำรงตำแหน่งนั้นต้องทำหน้าที่การเลขานุการเอง
เบื้องต้น ขอให้ศึกษาความหมายของคำว่า "เลขานุการ" และของคำอื่นซึ่งมีรูปคล้ายคลึงกัน แต่มีความหมายแตกต่างกัน เป็นคำที่ใช้อยู่ในทางการคณะสงฆ์และทางราชการซึ่งควรได้ทราบความหมาย คือ "เลขานุการ" และ "เลขาธิการ"
เลขานุการ ศัพท์เดิมเป็น เลขา+อนุ+การ แปลว่า "ผู้ทำน้อยกว่าเขียน" "ผู้ทำตามรอยเขียน" หรือ "ผู้ทำงานตามคำสั่ง" พจนานุกรมราชบัญฑิตยสถาน ให้ความหมายว่า "ผู้ทำหน้าที่เกี่ยวกับหนังสือตามผู้ใหญ่สั่ง" ท่านผู้รู้กล่าวว่า เลขานุการในภาษาลาติน ตรงกับคำว่า "ความลับ" และอธิบายว่า "เลขานุการเป็นผู้รู้ความลับในสำนักงาน" "เลขานุการเป็นผู้เก็บความลับของผู้บังคับบัญชา" ดังนั้น จึงพอกล่าวได้ว่า "เลขานุการเป็นอุปกรณ์ของผู้ปกครองสงฆ์ชั้นเจ้าคณะ หรือผู้บริหารงานราชการ หรือผู้บริหารงานธุรกิจ"
เลขานุการนั้นมิใช่เพียงแต่รอทำงานตามสั่งเท่านั้น
เลขานุการจะยกร่างแผนงานเสนอผู้บังคับบัญชาพิจารณาก็ย่อมกระทำได้
เลขานุการเป็นผู้เก็บความลับในวงงาน
แม้จะเป็นตำแหน่งช่วยเหลือผู้บังคับบัญชา ก็ถือได้ว่าเป็นตำแหน่งที่สำคัญ
เลขาธิการ
ศัพท์เดิมเป็น เลขา+อธิ+การ แปลว่า "ผู้ทำยิ่งกว่าเขียน" หมายถึง "ผู้สั่งงาน" "ผู้บังคับบัญชาหน่วยงาน" พจนานุกรมราชบัญฑิตยสถาน ให้ความหมายว่า "ผู้เป็นหัวหน้าทำงานหนังสือโดยสิทธิ์ขาด" โดยความ เลขาธิการเป็นผู้มีอำนาจเต็มในหน่วยงานนั้น ๆ
เลขานุการทางการคณะสงฆ์
ส่วนเลขานุการในคณะสงฆ์ ตามกฎมหาเถรสมาคมฉบับที่ ๒๓ กำหนดตำแหน่งเลขานุการไว้ ๘ ตำแหน่ง ได้แก่
๑. เลขานุการเจ้าคณะใหญ่
๒. เลขานุการเจ้าคณะภาค
๓. เลขานุการรองเจ้าคณะภาค
๔. เลขานุการเจ้าคณะจังหวัด
๕. เลขานุการรองเจ้าคณะจังหวัด
๖. เลขานุการเจ้าคณะอำเภอ
๗ .เลขานุการรองเจ้าคณะอำเภอ
๘. เลขานุการเจ้าคณะตำบล
๒. เลขานุการเจ้าคณะภาค
๓. เลขานุการรองเจ้าคณะภาค
๔. เลขานุการเจ้าคณะจังหวัด
๕. เลขานุการรองเจ้าคณะจังหวัด
๖. เลขานุการเจ้าคณะอำเภอ
๗ .เลขานุการรองเจ้าคณะอำเภอ
๘. เลขานุการเจ้าคณะตำบล
และยังมีเลขานุการซึ่งแต่งตั้งตามจารีต เช่น เลขานุการสมเด็จพระสังฆราช เลขานุการแม่กองธรรมสนามหลวง ซึ่งเลขานุการทางคณะสงฆ์ทุกตำแหน่ง มิได้เป็นพระสังฆาธิการ แต่เป็นอุปกรณ์การปฏิบัติงานของพระสังฆาธิการ หรือ ผู้บังคับบัญชาซึ่งมีความสำคัญยิ่ง ประเภทแห่งเลขานุการ
การเลขานุการ ได้แก่การปฏิบัติงานสารบรรณสนองผู้บังคับบัญชา หรือตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการ การเสนอแนะเกี่ยวกับการปฏิบัติ การรักษาความลับหรือข้อความอันไม่ควรเปิดเผยของหน่วยงาน การติดต่อประสานงานแทนผู้บังคับบัญชา การดังกล่าวนี้ เป็นงานในหน้าที่ของเลขานุการ และเป็นงานที่มีอยู่ในหน่วยงานทั่วไป เช่น หน่วยงานคณะสงฆ์ หน่วยงานราชการ หน่วยงานรัฐวิสาหกิจ หน่วยงานธุรกิจ หน่วยงานรูปคณะกรรมการ ดังนั้น ตำแหน่งเลขานุการจึงมีมาก จนพูดถึงเลขานุการแล้วเป็นที่ทราบกันโดยทั่วไป และเมื่อจะกล่าวโดยประเภท เลขานุการมี ๔ ประเภท ได้แก่
๑. เลขานุการประจำตำแหน่ง ได้แก่ เลขานุการประจำในตำแหน่งต่าง ๆ เช่น เลขานุการกรม เลขานุการเจ้าคณะใหญ่ และ เลขานุการเจ้าคณะภาค
๒. เลขานุการส่วนตัว ได้แก่เลขานุการส่วนบุคคลหรือส่วนตัวของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
๓. เลขานุการกิตติมศักดิ์ ได้แก่ เลขานุการผู้ปฏิบัติงานเพื่อเกียรติอย่างเดียวมิได้มุ่งหวังค่าตอบแทน
๔. เลขานุการพิเศษ ได้แก่เลขานุการผู้ดำรงตำแหน่งอื่นอยู่แล้ว แต่รับตำแหน่งเลขานุการเพิ่มอีก เช่น เลขานุการคณะกรรมการ เลขานุการที่ประชุม
๑. เลขานุการประจำตำแหน่ง ได้แก่ เลขานุการประจำในตำแหน่งต่าง ๆ เช่น เลขานุการกรม เลขานุการเจ้าคณะใหญ่ และ เลขานุการเจ้าคณะภาค
๒. เลขานุการส่วนตัว ได้แก่เลขานุการส่วนบุคคลหรือส่วนตัวของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
๓. เลขานุการกิตติมศักดิ์ ได้แก่ เลขานุการผู้ปฏิบัติงานเพื่อเกียรติอย่างเดียวมิได้มุ่งหวังค่าตอบแทน
๔. เลขานุการพิเศษ ได้แก่เลขานุการผู้ดำรงตำแหน่งอื่นอยู่แล้ว แต่รับตำแหน่งเลขานุการเพิ่มอีก เช่น เลขานุการคณะกรรมการ เลขานุการที่ประชุม
คุณสมบัติของเลขานุการ
ตามกฎมหาเถรสมาคม ฉบับที่ ๒๔ (พ.ศ.๒๕๔๑) ไม่ได้ระบุคุณสมบัติของเลขานุการในระดับต่าง ๆ ไว้โดยตรง แต่กำหนดให้พระภิกษุผู้จะเป็นเลขานุการของเจ้าคณะชั้นนั้น ๆ ต้องมีคุณสมบัติตามความในข้อ ๖ โดยอนุโลม คุณความดีเฉพาะตัวของผู้จะได้รับแต่งตั้งเป็นเลขานุการ ชื่อว่า "คุณสมบัติของเลขานุการ"
เลขานุการเจ้าคณะนั้น กำหนดคุณสมบัติให้อนุโลมตามคุณสมบัติทั่วไปของพระสังฆาธิการ ซึ่งแยกเป็น ๗ คือ
๑. มีพรรษาสมควรแก่ตำแหน่ง
๒. มีความรู้สมควรแกตำแหน่ง
๓. มีความประพฤติเรียบร้อยตามพระธรรมวินัย
๔. เป็นผู้ฉลาดสามารถในการปกครองคณะสงฆ์
๕. ไม่เป็นผู้มีร่างการทุพพลภาพ ไร้ความสามารถ มีจิตฟั่นเฟือนไม่สมประกอบ หรือเป็นโรคเรื้อน หรือเป็นวัณโรคในระยะอันตรายจนเป็นที่น่ารังเกียจ
๖. ไม่เคยต้องคำวินิจฉัยลงโทษในอธิกรณ์ที่พึงรังเกียจมาก่อน
๗. ไม่เคยถูกถอดถอนหรือปลดออกจากตำแหน่งใดเพราะความผิดมาก่อน
อนึ่ง ในข้อ ๔ แห่งกฎมหาเถรสมาคมฉบับนี้ หมายถึง พระสังฆาธิการทั้ง ๑๒ ระดับ ตั้งแต่เจ้าคณะใหญ่ ลงมาถึง ผู้ช่วยเจ้าอาวาส เมื่อจะพ้นจากตำแหน่งหน้าที่ ย่อมพ้นตามความในข้อ ๓๖ แห่งกฎมหาเถรสมาคมฉบับนี้เท่านั้น ส่วนเลขานุการทุกระดับ ย่อมพ้นจากหน้าที่ได้ ๒ กรณี ได้แก่
๑. ในเมื่อผู้แต่งตั้งให้พ้นจากหน้าที่
๒. ผู้แต่งตั้งพ้นจากหน้าที่
เลขานุการเจ้าคณะนั้น กำหนดคุณสมบัติให้อนุโลมตามคุณสมบัติทั่วไปของพระสังฆาธิการ ซึ่งแยกเป็น ๗ คือ
๑. มีพรรษาสมควรแก่ตำแหน่ง
๒. มีความรู้สมควรแกตำแหน่ง
๓. มีความประพฤติเรียบร้อยตามพระธรรมวินัย
๔. เป็นผู้ฉลาดสามารถในการปกครองคณะสงฆ์
๕. ไม่เป็นผู้มีร่างการทุพพลภาพ ไร้ความสามารถ มีจิตฟั่นเฟือนไม่สมประกอบ หรือเป็นโรคเรื้อน หรือเป็นวัณโรคในระยะอันตรายจนเป็นที่น่ารังเกียจ
๖. ไม่เคยต้องคำวินิจฉัยลงโทษในอธิกรณ์ที่พึงรังเกียจมาก่อน
๗. ไม่เคยถูกถอดถอนหรือปลดออกจากตำแหน่งใดเพราะความผิดมาก่อน
อนึ่ง ในข้อ ๔ แห่งกฎมหาเถรสมาคมฉบับนี้ หมายถึง พระสังฆาธิการทั้ง ๑๒ ระดับ ตั้งแต่เจ้าคณะใหญ่ ลงมาถึง ผู้ช่วยเจ้าอาวาส เมื่อจะพ้นจากตำแหน่งหน้าที่ ย่อมพ้นตามความในข้อ ๓๖ แห่งกฎมหาเถรสมาคมฉบับนี้เท่านั้น ส่วนเลขานุการทุกระดับ ย่อมพ้นจากหน้าที่ได้ ๒ กรณี ได้แก่
๑. ในเมื่อผู้แต่งตั้งให้พ้นจากหน้าที่
๒. ผู้แต่งตั้งพ้นจากหน้าที่
ข้อบกพร่องต่าง ๆ ยังมีอีกมาก ล้วนแต่เป็นอุปสรรคให้เลขานุการปฏิบัติงานในหน้าที่ไม่ได้ผลดีเท่าที่ควร
ผู้จะเป็นเลขานุการได้ดี และจะเจริญก้าวหน้าเพราะอาศัยงานเลขานุการเป็นพื้นฐานนั้น จะต้องเป็นผู้มีลักษณะพิเศษ ๕ อย่าง ได้แก่
๑. มีความคิดริเริ่มที่ดี
๒. มีความเตรียมพร้อมทางจิตใจ
๓. วางตนเหมาะสม
๔. ปรารถนาความก้าวหน้า
๕. มีความแม่นยำและประณีต
ผู้จะเป็นเลขานุการได้ดี และจะเจริญก้าวหน้าเพราะอาศัยงานเลขานุการเป็นพื้นฐานนั้น จะต้องเป็นผู้มีลักษณะพิเศษ ๕ อย่าง ได้แก่
๑. มีความคิดริเริ่มที่ดี
๒. มีความเตรียมพร้อมทางจิตใจ
๓. วางตนเหมาะสม
๔. ปรารถนาความก้าวหน้า
๕. มีความแม่นยำและประณีต
หน้าที่ของเลขานุการ
เลขานุการทางคณะสงฆ์ เป็นตำแหน่งพิเศษตำแหน่งหนึ่ง ซึ่งบัญญัติไว้เพื่อช่วยเหลือในการปฏิบัติงานของเจ้าคณะผู้ปกครองสงฆ์ โดยกำหนดให้มีหน้าที่พร้อมกับการแต่งตั้ง แต่ไม่มีอำนาจดังเช่นเจ้าคณะ หน้าที่เลขานุการคณะสงฆ์นั้น บัญญัติไว้โดยสรุปว่า "ทำหน้าที่การเลขานุการ" มิได้แยกรายละเอียดแห่งหน้าที่ไว้ดังอำนาจหน้าที่ของเจ้าคณะหรือเจ้าอาวาส
แต่คำว่า "การเลขานุการ" นั้น เป็นคำที่มีความหมายกว้างขวาง เจ้าคณะผู้บังคับบัญชามีอำนาจหน้าที่ขยายกว้างเพียงใด การเลขานุการย่อมขยายตามเพียงนั้น หน้าที่การเลขานุการในการปกครอง การศาสนศึกษา การศึกษาสงเคราะห์ การเผยแผ่พระพุทธศาสนา การสาธารณูปการ การสาธารณสงเคราะห์ และการนิคหกรรม ย่อมเป็นหน้าที่ของเลขานุการ แต่เลขานุการปฏิบัติในฐานะช่วยเหลือผู้บังคับบัญชา มิได้ปฏิบัติในฐานะผู้บังคับบัญชา เพื่อสะดวกแก่การศึกษา จึงประมวลหน้าที่ของเลขานุการทางคณะสงฆ์ที่เห็นว่าสำคัญ ๗ อย่าง ได้แก่
แต่คำว่า "การเลขานุการ" นั้น เป็นคำที่มีความหมายกว้างขวาง เจ้าคณะผู้บังคับบัญชามีอำนาจหน้าที่ขยายกว้างเพียงใด การเลขานุการย่อมขยายตามเพียงนั้น หน้าที่การเลขานุการในการปกครอง การศาสนศึกษา การศึกษาสงเคราะห์ การเผยแผ่พระพุทธศาสนา การสาธารณูปการ การสาธารณสงเคราะห์ และการนิคหกรรม ย่อมเป็นหน้าที่ของเลขานุการ แต่เลขานุการปฏิบัติในฐานะช่วยเหลือผู้บังคับบัญชา มิได้ปฏิบัติในฐานะผู้บังคับบัญชา เพื่อสะดวกแก่การศึกษา จึงประมวลหน้าที่ของเลขานุการทางคณะสงฆ์ที่เห็นว่าสำคัญ ๗ อย่าง ได้แก่
๑. จัดการทุกอย่างเกี่ยวกับงานสารบรรณ
๒. รักษาผลประโยชน์และทรัพย์สินของสำนักงาน
๓. ควบคุมดูแลกิจการต่าง ๆ ของสำนักงาน
๔. จัดหาอุปกรณ์การปฏิบัติงาน และอุปกรณ์ทางวิชาการไว้ประจำสำนักงาน
๕. เป็นภาระเกี่ยวกับการประชุม
๖. ประสานกับพระสังฆาธิการและหน่วยงานหรือบุคคลผู้เกี่ยวข้อง
๗. ช่วยเหลือด้านสวัสดิการสังคม
๒. รักษาผลประโยชน์และทรัพย์สินของสำนักงาน
๓. ควบคุมดูแลกิจการต่าง ๆ ของสำนักงาน
๔. จัดหาอุปกรณ์การปฏิบัติงาน และอุปกรณ์ทางวิชาการไว้ประจำสำนักงาน
๕. เป็นภาระเกี่ยวกับการประชุม
๖. ประสานกับพระสังฆาธิการและหน่วยงานหรือบุคคลผู้เกี่ยวข้อง
๗. ช่วยเหลือด้านสวัสดิการสังคม
หน้าที่ทั่วไปของเลขานุการ
เลขานุการมีหน้าที่ที่จะต้องปฏิบัติโดยทั่ว ๆ ไป ดังนี้
๑. เก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ
๒. จัดการโต้ตอบหนังสือต่าง ๆ
๓. รับนัดหมายการพบปะ และแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบ
๔. รักษาผลประโยชน์ส่วนตัวของผู้บังคับบัญชา
๕. รักษาผลประโยชน์ของส่วนรวม, ของสำนักงาน, หรือของสถาบัน
๖. จัดทำธุรกิจต่าง ๆ ซึ่งเป็นงานของสำนักงานตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย
๗. รักษาความลับของทางการคณะสงฆ์ หรือตำแหน่งหน้าที่ที่ประจำอยู่ หรือของสำนัก
๘. รู้จักปฏิสันถารผู้มาติดต่อมิให้เก้อเขิน
๙. จัดการดำเนินงานให้เป็นไปด้วยดี
๑๐. ดูแล รักษาการเงิน ตลอดจนบัญชีต่าง ๆ
๑๑. จัดวางระเบียบต่าง ๆ ในสำนัก
๑๒. รักษาระเบียบวินัยในการปฏิบัติงานให้เป็นไปด้วยดี
๑๓. แจ้งกำหนดการประชุม
๑๔. จัดระเบียบวาระการประชุม
๑๕. ทำบันทึกรายงานการประชุม
๑๖. จัดให้ความสะดวกแก่ที่ประชุม
๑๗. ควบคุมดูแลกิจการของสำนักงาน ตลอดจนงานในหน้าที่อื่น ๆ ให้ดำเนินไปด้วยดี
๑๘. เป็นสื่อกลางในการติดต่อประสานงาน
๑๙. ทำงานด่วนให้เสร็จภายในเวลาอันรวดเร็ว ไม่ปล่อยงานให้คั่งค้างอากูล
๒๐. มีกาลัญญุตา รู้จักกาลที่ควรช้าและควรด่วน อย่าด่วนในกาลที่ควรช้าอย่าชักช้าในการที่ควรด่วน
๒๑. ถ้ามีสำนักงาน ควรมาทำงานก่อนเวลา จัดสิ่งของและโต๊ะทำงานให้เรียบร้อย
๒๒. คอยเอาใจใส่ผู้บังคับบัญชา เช่นเตือนให้ไปประชุม หรือไปพบปะกับผู้ที่นัดหมายอื่น ๆ
๒๓. ถ้ามีการประชุม ก็จัดการให้ความสะดวกเรียบร้อย ตลอดจนจัดเอกสารต่าง ๆ ในการประชุม
๒๔. จัดทำหนังสือเสนอผู้บังคับบัญชา
๒๕. จัดส่งหนังสือที่ผู้บังคับบัญชาลงนามแล้วไปยังสถานที่ต่าง ๆ หรือบุคคลนั้น ๆ
๒๖. พิมพ์หนังสือ หรือเอกสารอื่น ๆ ที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง
๒๗. ไปทำธุระนอกสถานที่ที่ผู้บังคับบัญชาสั่งให้ไป
๒๘. เป็นหูเป็นตาแทนผู้บังคับบัญชา
๒๙. จัดทำเอกสาร หรือบัญชีต่าง ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง
๓๐. ช่วยเหลือผู้บังคับบัญชาในเรื่องส่วนตัว
๑. เก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ
๒. จัดการโต้ตอบหนังสือต่าง ๆ
๓. รับนัดหมายการพบปะ และแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบ
๔. รักษาผลประโยชน์ส่วนตัวของผู้บังคับบัญชา
๕. รักษาผลประโยชน์ของส่วนรวม, ของสำนักงาน, หรือของสถาบัน
๖. จัดทำธุรกิจต่าง ๆ ซึ่งเป็นงานของสำนักงานตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย
๗. รักษาความลับของทางการคณะสงฆ์ หรือตำแหน่งหน้าที่ที่ประจำอยู่ หรือของสำนัก
๘. รู้จักปฏิสันถารผู้มาติดต่อมิให้เก้อเขิน
๙. จัดการดำเนินงานให้เป็นไปด้วยดี
๑๐. ดูแล รักษาการเงิน ตลอดจนบัญชีต่าง ๆ
๑๑. จัดวางระเบียบต่าง ๆ ในสำนัก
๑๒. รักษาระเบียบวินัยในการปฏิบัติงานให้เป็นไปด้วยดี
๑๓. แจ้งกำหนดการประชุม
๑๔. จัดระเบียบวาระการประชุม
๑๕. ทำบันทึกรายงานการประชุม
๑๖. จัดให้ความสะดวกแก่ที่ประชุม
๑๗. ควบคุมดูแลกิจการของสำนักงาน ตลอดจนงานในหน้าที่อื่น ๆ ให้ดำเนินไปด้วยดี
๑๘. เป็นสื่อกลางในการติดต่อประสานงาน
๑๙. ทำงานด่วนให้เสร็จภายในเวลาอันรวดเร็ว ไม่ปล่อยงานให้คั่งค้างอากูล
๒๐. มีกาลัญญุตา รู้จักกาลที่ควรช้าและควรด่วน อย่าด่วนในกาลที่ควรช้าอย่าชักช้าในการที่ควรด่วน
๒๑. ถ้ามีสำนักงาน ควรมาทำงานก่อนเวลา จัดสิ่งของและโต๊ะทำงานให้เรียบร้อย
๒๒. คอยเอาใจใส่ผู้บังคับบัญชา เช่นเตือนให้ไปประชุม หรือไปพบปะกับผู้ที่นัดหมายอื่น ๆ
๒๓. ถ้ามีการประชุม ก็จัดการให้ความสะดวกเรียบร้อย ตลอดจนจัดเอกสารต่าง ๆ ในการประชุม
๒๔. จัดทำหนังสือเสนอผู้บังคับบัญชา
๒๕. จัดส่งหนังสือที่ผู้บังคับบัญชาลงนามแล้วไปยังสถานที่ต่าง ๆ หรือบุคคลนั้น ๆ
๒๖. พิมพ์หนังสือ หรือเอกสารอื่น ๆ ที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง
๒๗. ไปทำธุระนอกสถานที่ที่ผู้บังคับบัญชาสั่งให้ไป
๒๘. เป็นหูเป็นตาแทนผู้บังคับบัญชา
๒๙. จัดทำเอกสาร หรือบัญชีต่าง ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง
๓๐. ช่วยเหลือผู้บังคับบัญชาในเรื่องส่วนตัว
